Der Akquise-Trichter
| Stufe | Kennzahl | Formel | Was sie verrät |
|---|---|---|---|
| Adressen | Rücklaufquote | unzustellbare Briefe ÷ versendete Briefe | Datenqualität |
| Erreichbarkeit | Erreichbarkeitsquote | Entscheider erreicht ÷ angerufene Firmen | Uhrzeit, Telefonnummern, Ausdauer |
| Gespräch | Gesprächsquote | qualifizierte Gespräche ÷ erreichte Entscheider | Einstieg, Relevanz |
| Termin | Terminquote | Termine ÷ Firmen im Segment | Gesamtwirkung von Liste und Ansprache |
| Abschluss | Abschlussquote | Aufträge ÷ Termine | Angebot, Preis, Beratung |
| Wert | Kundenwert | Deckungsbeitrag pro Kunde über die Laufzeit | Wie viel ein Termin kosten darf |
Rechner: Kosten pro Termin und ROI
Tragen Sie Ihre Werte ein. Alle Berechnungen laufen in Ihrem Browser; es werden keine Daten übertragen.
Voreinstellung: 500 Adressen mit Ansprechpartner, Telefon und E-Mail laut Preisbeispiel dieanalysten (639,10 € netto, Stand 10.11.2026).K1 Alle Quoten sind Annahmen – ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Werte.
Wie viel darf ein Termin kosten?
Diese Rechnung schützt vor zwei Fehlern: Billigadressen zu kaufen, die mehr Arbeitszeit kosten, als sie sparen – und eine gut laufende Aktion zu früh zu stoppen, weil „nur“ zwei Prozent zusagen.
Wo der Trichter typischerweise hakt
| Symptom | Wahrscheinliche Ursache | Maßnahme |
|---|---|---|
| Viele Briefrückläufer | veraltete Adressen | Prüfdatum verlangen, Zustellgarantie nutzen |
| Entscheider kaum erreichbar | falsche Uhrzeit, Zentrale | Uhrzeiten variieren, Durchwahl, Sekretariat einbeziehen |
| Gespräche, aber keine Termine | schwacher Einstieg, kein Anlass | Skript überarbeiten, Brief vorschalten |
| Termine, aber keine Aufträge | falsche Zielgruppe oder Angebot | ICP schärfen, Größenklasse prüfen |
| Gute Quote, hohe Kosten | zu viel Arbeitszeit je Firma | Vorrecherche straffen, Felder vorbereiten |
Wochenreport-Vorlage
Benchmarks: warum wir keine nennen
Im Netz kursieren viele „Durchschnittswerte“ für Kaltakquise – Terminquoten von 1, 5 oder 10 Prozent, Erreichbarkeiten von 20 oder 50 Prozent. Selten wird gesagt, woher sie stammen, für welche Branche sie gelten und wie „Termin“ definiert ist. Wir nennen deshalb keine Branchenwerte, sondern zeigen, wie Sie Ihre eigenen Zahlen erheben. Nach 200 bis 500 Firmen pro Segment haben Sie einen Richtwert, der für Ihr Angebot gilt – und der mehr wert ist als jede fremde Statistik.
Kanäle und Segmente vergleichen
Die Kosten pro Termin sind die gemeinsame Währung, mit der Sie Brief + Telefon, reine Telefonie, Messen oder gekaufte Leads vergleichen können. Wichtig ist, alle Kosten einzurechnen – auch die eigene Arbeitszeit.
| Kennzahl | Segment A: Kanzleien | Segment B: Handwerk |
|---|---|---|
| Firmen | 500 | 500 |
| Gesamtkosten | 2.889 € | 2.889 € |
| Termine (Annahme) | 10 (2 %) | 6 (1,2 %) |
| Kosten pro Termin | 289 € | 482 € |
| Abschlussquote (Annahme) | 25 % | 40 % |
| Kosten pro Neukunde | 1.156 € | 1.204 € |
| Deckungsbeitrag je Kunde (Annahme) | 3.000 € | 3.000 € |
Das Beispiel zeigt, warum eine einzelne Kennzahl täuschen kann: Segment B hat die schlechtere Terminquote, aber die höhere Abschlussquote – die Kosten pro Neukunde liegen fast gleichauf. Entscheiden Sie deshalb nach Kosten pro Neukunde und Kundenwert, nicht nur nach der Terminquote.
Den Kundenwert sauber schätzen
Werkzeuge: Tabelle genügt
Für den Anfang reicht eine Tabelle mit einer Zeile je Firma und Spalten für Segment, Briefdatum, Anrufversuche, Ergebnis, Einwand und nächsten Schritt. Ein CRM lohnt sich, sobald mehrere Personen akquirieren oder Sie mehr als einige hundert Firmen gleichzeitig bearbeiten. Entscheidend ist nicht das Werkzeug, sondern dass jeder Kontakt am selben Tag erfasst wird.
Kennzahlen je Kanal
Jeder Kanal hat eigene Frühindikatoren. Sie zeigen Probleme, bevor sie in der Terminquote sichtbar werden.
| Kanal | Frühindikator | Formel | Hinweis auf |
|---|---|---|---|
| Brief | Rücklaufquote | Rückläufer ÷ versendet | Adressqualität |
| Brief | Reaktionsquote | Antworten, Anrufe, Formulare ÷ versendet | Botschaft und Angebot |
| Telefon | Wählversuche je Entscheider | Versuche ÷ erreichte Entscheider | Uhrzeit, Nummernqualität |
| Telefon | Gesprächsdauer | Ø Minuten je qualifiziertem Gespräch | Einstieg, Fragen |
| E-Mail (mit Einwilligung) | Antwortquote | Antworten ÷ zugestellt | Relevanz der Nachricht |
| Alle | Widerspruchsquote | Widersprüche ÷ Kontakte | Zielgruppe, Ton, Frequenz |
Der Wochenrhythmus
Häufige Fragen
Welche KPIs sind in der Kaltakquise am wichtigsten?
Terminquote, Kosten pro Termin, Abschlussquote und Kundenwert. Zur Diagnose kommen Erreichbarkeitsquote und Rücklaufquote dazu. Zusammen zeigen sie, ob Liste, Ansprache oder Angebot verbessert werden muss.
Wie berechne ich die Kosten pro Termin?
Addieren Sie alle Kosten der Aktion – Adressen, Porto, Druck, Arbeitszeit, Tools – und teilen Sie die Summe durch die Zahl der vereinbarten Termine.
Welche Terminquote ist in der Kaltakquise normal?
Das hängt stark von Branche, Angebot, Zielgruppe und Kanal ab. Belastbare allgemeine Durchschnittswerte gibt es nicht. Messen Sie Ihre eigene Quote an einem Testsegment von 200 bis 500 Firmen.
Wie viel darf ein Termin kosten?
Maximal so viel wie Deckungsbeitrag je Kunde mal Abschlussquote. Bei 3.000 € Deckungsbeitrag und 25 % Abschlussquote sind das 750 € pro Termin.
Werden meine Eingaben im Rechner gespeichert?
Nein. Der Rechner läuft vollständig in Ihrem Browser; es werden keine Eingaben übertragen oder gespeichert.
Quellen
- K1dieanalysten GmbH – Startseite mit Bestand, Prüfprozess, Preisstaffel und FAQ – www.dieanalysten.com (abgerufen 10.11.2026)
- K2§ 7 UWG – Unzumutbare Belästigungen (Bundesministerium der Justiz) – www.gesetze-im-internet.de/uwg_2004/__7.html (abgerufen 10.11.2026)